Cyfrowe zaplecze stworzone dla Twojej kancelarii notarialnej
Nie wdrażamy kolejnego sztywnego systemu, do którego kancelaria musi się dostosować. W ESKADA Group projektujemy rozwiązanie wokół rzeczywistego sposobu pracy Twojego zespołu.
Od przyjęcia klienta i kompletowania dokumentów, przez pracę na wzorach i przygotowanie projektów, aż po kontrolę gotowości sprawy przed podpisem — budujemy narzędzia, które porządkują proces i oszczędzają czas.
Porozmawiajmy o potrzebach kancelariiNie gotowy SaaS. Rozwiązanie wdrożone razem z zespołem.
Każda kancelaria ma własne wzory, podział obowiązków, sposób komunikacji z klientami i standard kontroli dokumentów. Dlatego zaczynamy od poznania pracy kancelarii, a następnie tworzymy rozwiązanie, które wspiera ten konkretny model.
Działamy jak zespół produktowo-wdrożeniowy: analizujemy proces, budujemy pierwszą wersję, wdrażamy ją w codziennej pracy i rozwijamy wraz z kancelarią.
- bez narzucania gotowego, uniwersalnego procesu;
- z uwzględnieniem istniejących wzorów i praktyki kancelarii;
- z możliwością integracji z używanymi narzędziami;
- z rozwojem w kolejnych etapach, zgodnie z realnymi potrzebami.
Co możemy stworzyć dla kancelarii
Centrum prowadzenia spraw
Jedna przestrzeń dla każdej czynności: dane klienta, dokumenty, status sprawy, terminy, zadania i komunikacja wewnętrzna.
Zespół natychmiast widzi, czego brakuje, kto prowadzi sprawę i jaki powinien być kolejny krok.
Biblioteka wzorów i klauzul
Uporządkowana, wersjonowana baza dokumentów kancelarii: wzorów aktów, pełnomocnictw, protokołów, oświadczeń, pism i klauzul.
Rozwiązanie może wskazywać właściwy wzór dla danego rodzaju sprawy, pilnować aktualności wersji oraz ograniczać ryzyko pracy na niezatwierdzonym dokumencie.
Inteligentne przygotowanie projektów
Narzędzie może pobrać dane z formularzy i dostarczonych dokumentów, a następnie przygotować projekt roboczy zgodnie z zatwierdzonym wzorem kancelarii.
Celem nie jest automatyczne tworzenie czynności notarialnych bez nadzoru. Celem jest ograniczenie ręcznego przepisywania danych i pozostawienie notariuszowi czasu na merytoryczną ocenę sprawy.
Checklisty i kontrola kompletności
Dla każdego rodzaju czynności możemy przygotować indywidualne checklisty: wymagane dokumenty, dane, zgody, załączniki i etapy weryfikacji.
System może wychwytywać braki, przypominać o terminach oraz sygnalizować dane wymagające dodatkowego sprawdzenia przed podpisaniem.
Bezpieczny asystent wiedzy dla zespołu
Wewnętrzny asystent może odpowiadać na pytania pracowników na podstawie zatwierdzonych wzorów, procedur oraz materiałów kancelarii.
Zamiast szukać odpowiedzi w folderach, mailach i archiwalnych plikach, zespół szybciej odnajduje właściwą procedurę lub dokument źródłowy.
Automatyzacja komunikacji i obsługi klienta
Możemy usprawnić etap przed wizytą klienta: formularze, listy dokumentów, przypomnienia, prośby o uzupełnienia i informacje o statusie sprawy.
To oznacza mniej telefonów o brakujące dokumenty i lepiej przygotowane spotkania.
Jak to wygląda w praktyce
Wizualizacje poglądowe interfejsów — kliknij, aby powiększyć.
Centrum spraw kancelarii
Lista czynności ze statusem, terminem i prowadzącym oraz panel sprawy z brakującymi dokumentami i następnym krokiem.
Biblioteka wzorów i klauzul
Kategorie dokumentów, statusy zatwierdzenia i pełna historia wersji każdego wzoru kancelarii.
Przygotowanie projektu dokumentu
Dane z dokumentów źródłowych wyodrębnione automatycznie i przeniesione do projektu roboczego — z wymaganą weryfikacją notariusza.
Checklisty i kontrola kompletności
Wymagane dokumenty, zgody i weryfikacje w podziale na etapy, z postępem gotowości sprawy przed podpisem.
Przygotowanie klienta do wizyty
Kroki przygotowania klienta, automatyczne prośby o uzupełnienia i podgląd wiadomości przed wysyłką.
Przykładowe obszary wdrożenia
- sprzedaż, darowizna i inne czynności dotyczące nieruchomości;
- sprawy spadkowe i rodzinne;
- obsługa spółek i przedsiębiorców;
- pełnomocnictwa, poświadczenia i czynności powtarzalne;
- przygotowanie dokumentów do dalszego raportowania lub archiwizacji;
- usprawnienie przyjęcia klienta i zarządzania kalendarzem spraw.
Jak pracujemy
- 1
Poznajemy proces kancelarii
Rozmawiamy z notariuszem i zespołem, obserwujemy przepływ spraw oraz identyfikujemy miejsca, w których dziś ginie najwięcej czasu lub rośnie ryzyko błędu.
- 2
Wybieramy pierwszy proces o największej wartości
Nie próbujemy cyfryzować wszystkiego naraz. Wybieramy jeden obszar, który może szybko przynieść efekt — na przykład kompletowanie dokumentów do sprzedaży nieruchomości albo biblioteka wzorów i projektów.
- 3
Budujemy i wdrażamy rozwiązanie
Tworzymy narzędzie dostosowane do kancelarii, testujemy je na realnych scenariuszach i wdrażamy wraz z zespołem.
- 4
Rozwijamy je wraz z kancelarią
Po uruchomieniu mierzymy efekty, zbieramy informację zwrotną i dodajemy kolejne moduły — tylko tam, gdzie przynoszą realną wartość.
Technologia z zachowaniem kontroli kancelarii
W pracy notarialnej technologia musi wspierać odpowiedzialność, poufność i kontrolę — nie zastępować człowieka.
Dlatego projektując rozwiązanie, uwzględniamy m.in.:
- role i uprawnienia użytkowników;
- historię zmian i działań na dokumentach;
- kontrolę dostępu do danych;
- odseparowanie danych kancelarii;
- zatwierdzanie kluczowych działań przez uprawnione osoby;
- możliwość dopasowania zasad bezpieczeństwa do wymagań kancelarii.
Efekt: kancelaria pracuje sprawniej, bez utraty jakości
Dobrze zaprojektowane narzędzie może oznaczać:
- mniej ręcznego przepisywania danych;
- mniej braków wykrywanych tuż przed spotkaniem;
- szybsze przygotowanie projektów;
- lepszy wgląd w status każdej sprawy;
- łatwiejsze wdrażanie nowych pracowników;
- większą powtarzalność i kontrolę procesu.
Zacznijmy od jednego procesu
ESKADA Group pomoże zidentyfikować obszar, w którym cyfrowe rozwiązanie da kancelarii najszybszy i największy efekt.